Nota Kredit Adalah Dokumen untuk Jual Beli, Ketahui Fungsi dan Formatnya

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, pengertian dari nota kredit adalah surat peringatan dan tanda jual beli secara kontan. Secara umum, nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai pengakuan atas pengembalian sebagian atau seluruh pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli dalam suatu transaksi.

Dalam konteks jual beli, nota kredit digunakan untuk mencatat dan menyesuaikan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual. Dokumen ini menunjukkan bahwa terjadi penyesuaian dalam jumlah uang yang harus ditransfer antara kedua belah pihak karena alasan seperti retur barang, penurunan harga, atau penyesuaian lainnya yang disepakati. Dengan demikian, nota kredit menjadi bagian integral dari proses transaksi jual beli yang memastikan kejelasan dan kepastian dalam pembayaran.

Dikutip dari laman Online Pajak, nota kredit adalah dokumen yang membuktikan terjadinya pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan akibat adanya penurunan harga lantaran adanya kerusakan/ketidaksesuaian kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan atau karena terjadinya pengembalian barang dagangan.

Nota kredit dibuat dan ditandatangani penjual dan berguna bagi penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti nota debit, nota kredit biasanya minimal dua rangkap. Lembar pertama (dokumen asli ) diberikan kepada pembeli, sementara lembar lainnya disimpan penjual. Bisa disimpulkan bahwa nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengkredit barang yang telah dikembalikan oleh pembeli.

Dalam konteks perpajakan, ada dua hal yang berhubungan dengan nota debit dan nota kredit, yakni:

1. Saat adanya revisi/penurunan nominal harga penjualan.
2. Terjadinya retur pembelian atau adanya pengembalian barang.

Ketika terjadinya atau dilakukannya retur pembelian, maka pembeli harus menerbitkan nota debit dan retur pembelian kepada penjual. Setelahnya, penjual menerbitkan nota kredit.

Saat merevisi atau menurunkan nominal harga penjualan dalam invoice karena adanya pembatalan, ketidaksesuaian barang, atau alasan lainnya yang sebelumnya sudah disepakati antara pembeli dan penjual, maka pembeli akan menerbitkan nota debit dan penjual menerbitkan nota kredit. 

Selain itu, anda juga dapat mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan anda karena :

1. Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan.
2. Terdapat kelebihan pembayaran pada faktur asli.
3. Terjadi kesalahan harga pada faktur asli.
4. Barang yang dibeli mengalami kerusakan selama transit.

Nota kredit adalah bukti penerimaan kembali barang yang telah dijual dan dikeluarkan oleh pihak penjual. Nota ini digunakan sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli. Hal ini karena barang yang diterima pembeli mengalami kerusakan atau tidak sama dengan pesanan. Selain itu, terdapat beberapa fungsi dari nota kredit adalah sebagai berikut ini:

1. Pengembalian Barang: Jika pembeli mengembalikan barang karena cacat atau tidak sesuai dengan pesanan, penjual akan mengeluarkan nota kredit sebagai bukti pengurangan nilai barang tersebut dari total tagihan pembeli.
2. Koreksi Kesalahan Faktur: Apabila terjadi kesalahan pada faktur yang dikeluarkan, seperti kesalahan dalam penetapan harga atau jumlah barang, nota kredit digunakan untuk menyesuaikan dan mengoreksi kesalahan tersebut.
3. Diskon dan Potongan Harga: Nota kredit juga bisa diberikan sebagai bentuk diskon atau potongan harga setelah transaksi penjualan terjadi, sebagai bagian dari promosi penjualan atau kebijakan retur barang.
4. Pembatalan Transaksi: Jika sebuah transaksi dibatalkan setelah faktur dikeluarkan, nota kredit dapat digunakan untuk membatalkan efek transaksi tersebut terhadap akun pembeli.

Sejatinya, setiap perusahaan atau bisnis bisa membuat template atau format credit note secara bebas sesuai kebutuhan mereka. Namun, berikut adalah bentuk format yang biasa digunakan untuk membuat nota kredit (credit note) secara umum:

1. Terdapat kolom informasi produk, jumlah, harga yang dikembalikan dan disepakati oleh kedua pihak dan dinyatakan dengan jelas.
2. Setidaknya harus memiliki nomor pesanan untuk tujuan pelacakan (tracking).
3. Tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman juga harus ada.

Dan juga penting untuk membubuhkan ketentuan pembayaran yang dinyatakan secara jelas untuk menghindari permasalahan lebih lanjut. Alasan dibuatnya nota kredit dan pernyataan secara tegas pada bagian atas bahwa ini merupakan credit note, bukan faktur.

Setiap nota kredit akan memiliki beberapa informasi yang memberikan rincian yang berkaitan dengan kredit yang dikeluarkan. Beberapa perusahaan akan menawarkan lebih banyak informasi daripada yang lain. Secara umum, Anda dapat menemukan informasi berikut tentang memo kredit:

1. Tanggal nota kredit
2. Nama dan alamat klien
3. Referensi ke nomor pesanan pembelian
4. Referensi ke faktur terutang sebelumnya
5. Item, barang, atau layanan tertentu dikreditkan
6. Catatan singkat tentang mengapa kredit diterbitkan