7 Cara Hemat Mengatur Perjalanan Bisnis

Liputan6.com, Jakarta - Pekerjaan yang dilakukan seseorang bukan hanya dilakukan di kantor maupun tempat pekerjaan. Ada kalanya kita harus melakukan pekerjaan di luar kantor.

Bisa di tempat yang tak begitu jauh dari kantor, tapi bisa juga di daerah atau bahkan negara lain. Semua karyawan pasti memiliki pekerjaan tersendiri di kantor.

Mengatur perjalanan bisnis menjadi tanggung jawab tambahan karena harus menyesuaikan dengan anggaran perusahaan, harga perjalanan yang naik, ketersediaan hotel yang terbatas, serta keselamatan pegawai tersebut.

Dari semua tantangan yang ada, memotong pengeluaran perjalanan dinas tidak perlu menjadi beban atau membuat perjalanan menjadi sengsara. Bahkan, ini bisa jadi pengalaman yang berharga. Ada tujuh cara mengatur perjalanan bisnis yang bisa membantu Anda dalam membuat perencanaan yang tepat.

1. Pastikan kebijakan perusahaan jelas

Kebijakan perusahaan untuk perjalanan dinas yang jelas dan mudah dipahami akan membuat proses laporan dan reimbursement menjadi sederhana.

Setelah membuang peraturan-peraturan yang tidak perlu, kirim kebijakan tersebut melalui email ke para karyawan. Anda juga bisa menawarkan beberapa seri rapat kepada karyawan, sehingga mereka dapat melempar pertanyaan yang masih belum jelas.

2. Memberikan insentif

Kalau Anda ingin karyawan mengikuti peraturan dan menghemat uang perusahaan, maka Anda harus membuat program insentif. Karyawan tidak akan menghabiskan tenaga dan waktu agar bisa menghemat uang perusahaan jika tidak ada insentif.

Beberapa program yang bisa Anda coba adalah program cash back dari uang yang karyawan simpan, menawarkan poin atau upgrade untuk perjalanan bisnis selanjutnya, atau buat sebagai permainan. Misalnya, karyawan yang paling banyak menghemat pengeluaran akan mendapatkan hadiah.

3. Memberi pilihan yang spesifik

Perusahaan bisa membuat anggaran dana akomodasi dan makan siang setiap harinya selama perjalanan, berdasarkan harga rata-rata di kota atau negara tersebut. Hitung dengan baik, tentunya harga makan di Singapura tidak akan sama dengan di Jakarta.

Anda harus membuat kebijakan perjalanan yang spesifik, seperti pesawat ekonomi atau bisnis, menginap di hotel berbintang atau bed & breakfast, dan lainnya. Pertimbangkan juga menyiapkan anggaran untuk menjamu klien, makan di restoran mewah misalnya.