7 Cara Hemat Mengatur Perjalanan Bisnis

[Bintang] Ilustrasi — Ilustrasi berjalan sambil chatting. (Sumber Foto: iStockphoto)

Liputan6.com, Jakarta - Pekerjaan yang dilakukan seseorang bukan hanya dilakukan di kantor maupun tempat pekerjaan. Ada kalanya kita harus melakukan pekerjaan di luar kantor.

Bisa di tempat yang tak begitu jauh dari kantor, tapi bisa juga di daerah atau bahkan negara lain. Semua karyawan pasti memiliki pekerjaan tersendiri di kantor.

Mengatur perjalanan bisnis menjadi tanggung jawab tambahan karena harus menyesuaikan dengan anggaran perusahaan, harga perjalanan yang naik, ketersediaan hotel yang terbatas, serta keselamatan pegawai tersebut.

Dari semua tantangan yang ada, memotong pengeluaran perjalanan dinas tidak perlu menjadi beban atau membuat perjalanan menjadi sengsara. Bahkan, ini bisa jadi pengalaman yang berharga. Ada tujuh cara mengatur perjalanan bisnis yang bisa membantu Anda dalam membuat perencanaan yang tepat.

1. Pastikan kebijakan perusahaan jelas

Kebijakan perusahaan untuk perjalanan dinas yang jelas dan mudah dipahami akan membuat proses laporan dan reimbursement menjadi sederhana.

Setelah membuang peraturan-peraturan yang tidak perlu, kirim kebijakan tersebut melalui email ke para karyawan. Anda juga bisa menawarkan beberapa seri rapat kepada karyawan, sehingga mereka dapat melempar pertanyaan yang masih belum jelas.

2. Memberikan insentif

Kalau Anda ingin karyawan mengikuti peraturan dan menghemat uang perusahaan, maka Anda harus membuat program insentif. Karyawan tidak akan menghabiskan tenaga dan waktu agar bisa menghemat uang perusahaan jika tidak ada insentif.

Beberapa program yang bisa Anda coba adalah program cash back dari uang yang karyawan simpan, menawarkan poin atau upgrade untuk perjalanan bisnis selanjutnya, atau buat sebagai permainan. Misalnya, karyawan yang paling banyak menghemat pengeluaran akan mendapatkan hadiah.

3. Memberi pilihan yang spesifik

Perusahaan bisa membuat anggaran dana akomodasi dan makan siang setiap harinya selama perjalanan, berdasarkan harga rata-rata di kota atau negara tersebut. Hitung dengan baik, tentunya harga makan di Singapura tidak akan sama dengan di Jakarta.

Anda harus membuat kebijakan perjalanan yang spesifik, seperti pesawat ekonomi atau bisnis, menginap di hotel berbintang atau bed & breakfast, dan lainnya. Pertimbangkan juga menyiapkan anggaran untuk menjamu klien, makan di restoran mewah misalnya.

2 dari 3 halaman

4. Pesan Tiket Pesawat Lebih Cepat

Banner Infografis Harga Tiket Pesawat Bakal Turun? — Ilustrasi Tiket Pesawat Bakal Turun? (Liputan6.com/Triyasni)

Beberapa perjalanan dinas dilakukan secara mendadak. Namun, jika bisa direncanakan sebelumnya, belilah tiket pesawat lebih cepat.

Anda bisa menghemat hingga 65% dengan memesan tiket pesawat domestik 7 minggu lebih awal atau 11 minggu lebih awal untuk penerbangan internasional.

5. Jangan habiskan waktu memilih hotel yang salah

Pilihan hotel di setiap daerah tidak terbatas. Oleh karena itu, jangan buang-buang waktu dengan memilih hotel yang tidak cocok. Perkecil pilihan Anda dengan mencari hotel yang dipilih oleh perusahaan, bekerja sama dengan perusahaan, atau berdasarkan anggaran.

Agar lebih mudah membandingkan harga, pilih laman yang bisa membandingkan harga-harga hotel sehingga Anda bisa mendapatkan penawaran terbaik.

3 dari 3 halaman

Mendengarkan Pendapat Karyawan

Pasangan (iStockphoto) — Ilustrasi mendengarkan pendapat karyawan. (iStockphoto)

Ada baiknya memperhatikan timbal balik dari karyawan. Kritik yang membangun bisa mengevaluasi performa serta mempercepat kemajuan.

Gunakan sistem survei yang dapat diisi oleh karyawan secara anonim. Survei tersebut bisa berisi kebijakan perjalanan dinas, proses reimbursement, atau transparansi perusahaan.

7. Gunakan perusahaan yang menawarkan jasa atur perjalanan

Memesan tiket atau hotel, melaporkan pengeluaran, atau mengawasi keamanan karyawan, adalah hal-hal yang harus dilakukan oleh perusahaan yang mengatur jasa perjalanan.

Cari perusahaan yang bisa diakses melalui laman atau aplikasi di telepon genggam. Ini bisa jadi solusi perusahaan bagi Anda yang tidak ingin susah mengatur perjalanan dinas.

Salah satu perusahaan yang memiliki corporate travel management adalah Airy Business. Anda bisa menyusun anggaran, mengatur harga, dan merencanakan perjalanan dinas secara otomatis dan sesuai dengan kebijakan perjalanan perusahaan.

Airy Business juga bisa diakses 24 jam setiap harinya, sehingga tidak perlu khawatir jika harus melakukan perjalanan secara tiba-tiba. Selain itu, pembayarannya sangat fleksibel dan aman. Anda bisa membayar melalui billing tagihan setiap bulan, transfer bank, atau kartu kredit.