Kekacauan Digital Sering Terjadi di Tempat Kerja, Begini Cara Menghindarinya

Kantor dan tempat kerja — Ilustrasi kantor dan tempat kerja. (iStockphoto)

Liputan6.com, Jakarta - Hampir seluruh perusahaan di dunia tengah mengamankan data mereka karena karyawan enggan untuk mengemban tanggung jawab atas kekacauan digital (digital clutter), di mana ada potensi menyebarkan dokumen dan file digital tanpa adanya inisiatif untuk mengelola konsekuensi keamanan.

Berdasarkan laporan global “Sorting out digital clutter in business” dari Kaspersky Lab, ada sejumlah korelasi antara penciptaan kekacauan digital di tempat kerja dan kebiasaan individu di belakangnya.

Kasus kekacauan digital ini mencakup file, dokumen, dan data yang dibuat di tempat kerja tanpa visibilitas penuh perusahaan, atau kendali atas bagaimana mereka disimpan dan siapa saja yang memiliki akses ke sana.

Hal tersebut menjadi risiko keamanan ketika Kaspersky Lab melihat 72 persen karyawan menyimpan dokumen di tempat kerja berisikan data yang dapat diidentifikasi secara pribadi atau sensitif, yang jika diekspos dapat merusak reputasi (baik secara finansial atau bisnis) perusahaan, karyawannya, dan bahkan calon pelanggannya .

Menangani kekacauan digital adalah tantangan bagi bisnis dan salah satu langkah paling penting adalah memahami siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Hampir tiga perempat (71 persen) karyawan mempercayai bahwa pemimpin bisnis, TI, atau tim keamanan harus bertanggung jawab untuk memastikan surel, file, dan dokumen memiliki hak akses yang sesuai, daripada diri mereka sendiri sebagai karyawan.

Nah, masalahnya adalah sementara tim TI dan keamanan dapat mengontrol akses yang diberikan kepada karyawan untuk mengakses file dan folder, di dalamnya terdapat ruang untuk kesalahan manusia.

Baik secara sengaja atau tidak sengaja, misalnya, karyawan dapat memberikan akses kepada kolega mereka atau orang-orang di luar kredensial akses bisnis atau menembus akses ke administrator TI secara bebas dengan alat kolaborasi baru.

Dengan karyawan membuat dan berkolaborasi pada banyak dokumen secara bersamaan, mereka semua harus bertanggung jawab atas tindakannya yang dapat menyebabkan kekacauan digital.

Saksikan Video Pilihan Berikut Ini:

KNKT jelaskan perbedaan kecelakaan Lion Air dan Ethiopian Airlines ET-302

2 dari 3 halaman

Pemicu Kekacauan Digital

Digital Performance — Ilustrasi digital performance. Dok: itonixs.com

Dalam kehidupan sehari-hari, karyawan memiliki kebiasaan yang mungkin berkorelasi dengan penciptaan kekacauan digital.

Seperti halnya sebagian besar orang yang memiliki kebiasaan sama dalam mengorganisir lemari es dan saat menjalani kehidupan digital, 88 persen dari mereka yang menata ulang lemari es sebelum liburan juga menerapkan hal yang sama pada dokumen pekerjaannya.

"Dengan volume data yang meningkat secara eksponensial, para pemimpin bisnis harus memperhatikan kekacauan digital dan potensi risiko keamanannya," kata Maxim Frolov, Vice President of Global Sales at Kaspersky Lab.

"Memang benar bahwa mengatur lemari es tidak akan menjamin pertahanan Anda terhadap pelanggaran keamanan, tetapi menerapkan pola pikir yang sama untuk menghindari kekacauan digital akan membuat Anda mampu mempertahankan diri terhadap ancaman dunia maya secara lebih baik," ujarnya menambahkan.

"Karyawan perlu diedukasi tentang cara terbaik mengelola aset digital mereka, dan harus ada perlindungan sederhana yang efektif; yang tidak menambah kompleksitas tetapi justru menguranginya."

3 dari 3 halaman

Lakukan Cara Ini untuk Menghindari Kekacauan Digital

Ilustrasi Digital Marketing, Pemasaran Digital, Google Analytic

Untuk menghindari menjadi korban kekacauan digital, Kaspersky Lab merekomendasikan perusahaan untuk mempertimbangkan beberapa hal berikut.

Memberikan pelatihan pada karyawan. Sangat penting bahwa pelatihan mengajarkan keterampilan praktis yang sesuai untuk pekerjaan sehari-hari karyawan seperti dengan menggunakan Kaspersky Automated Security Awareness Platform
Secara teratur mengingatkan staf betapa pentingnya mengikuti aturan keamanan siber untuk tidak membiarkan keterampilan siber memudar, misalnya dengan menggantung poster-poster berisikan saran dan rekomendasi mengenai keamanan siber di setiap sudut kantor
Membuat cadangan data penting untuk memastikan informasi perusahaan aman dan secara teratur memperbarui peralatan dan aplikasi TI untuk menghindari kerentanan
Menemukan solusi khusus untuk usaha kecil dan menengah dengan manajemen sederhana dan fitur perlindungan yang terbukti; seperti Kaspersky Endpoint Security Cloud.

(Jek)